(目的)

第1条　本市における文書の取扱いについては、法令その他別に定めがあるもののほか、この規程に定めるところによる。

(用語)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の取扱いに関する事務は、原則として、文書管理システムによって行うものとする。

(庁内文書の取扱いに関する原則)

第3条の2　庁内文書は、原則として電子文書で発し、及び収受するものとする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、本市における文書事務の一般を統括するとともに、次に掲げる事務を掌理する。

(秘書広報課長の職務)

第5条　秘書広報課長は、常に市長及び副市長の決裁文書等の円滑な流れに留意し、その促進に努めなければならない。

(主管課長の職務)

第6条　主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第7条　文書事務を円滑適正に行わせるため、主管課に文書取扱主任及び文書取扱補助員それぞれ1名を置く。

(文書取扱主任の職務)

第8条　文書取扱主任は、主管課長の命を受け、当該主管課における次の文書事務を処理する。

(文書の種類)

第9条　文書の種類は、次のとおりとする。

(帳票)

第10条　文書事務に関する帳票は、別に定めるもののほか、別記第1に定めるところによる。

(文書番号)

第11条　文書番号は、原則として文書管理システムにより採番することとし、これにより難い場合は文書収発件名簿により採番することができる。

(文書の左横書きの原則)

第12条　文書は、別に定めるところにより左横書きを原則とする。

(文書処理の年度)

第13条　文書の処理に関する年度は、毎年4月1日から始まり翌年3月31日に終わる。

(文書類の受領)

第14条　市役所に到達した文書類は、主管課に直接到達したものを除き、全て総務課において受領する。

第15条　削除

(勤務時間外の取扱い)

第16条　勤務時間外に市役所に到達した文書類は当直員が受領するものとし、その取扱いについては別に定めるところによる。

(受領文書類の取扱い)

第17条　総務課において受領した文書類は、次の各号により処理しなければならない。

(事故文書等の処理)

第18条　前条の規定により開封した文書類のうち、現金及びその他の添付物が欠けている文書にあっては、その旨を文書又は封皮の余白に記入し、取扱者が認印を押印しなければならない。

(総務課における文書類の登録)

第19条　第17条の規定による処理が終わったときは、次の各号に定める区分に従い、文書類を登録しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の収受等)

第19条の2　文書取扱主任は、総合行政ネットワーク文書を収受したときは、次に掲げるところにより処理するものとする。

(文書類の配布)

第20条　第17条の規定による処理が終わった文書類は、全て総務課備付けの文書箱により、主管課の文書取扱主任に配布する。

(配布の時期及び要領)

第21条　退庁時刻までに到達した文書類は、その当日配布しなければならない。ただし、退庁時刻前に収受した文書類(金券を除く。)のうち、緊急の必要がないと認められるものに限り、翌日配布することができる。

(緊急処理文書類の取扱い)

第22条　前条の規定にかかわらず、電報、速達及び特別送達文書その他緊急に処理を要すると認められる文書類は、その都度直ちに配布しなければならない。

(主管課における文書類の取扱い)

第23条　収受した文書類については、原則として文書管理システムによる回覧若しくは閲覧又は決裁に付するものとする。

(親展文書の取扱い)

第24条　第20条第2項第2号及び前条第4項第2号の規定により配布を受けた親展文書の受信者は、文書の閲覧を終わったときは、秘密のものを除き、文書取扱主任に回付しなければならない。

(配布を受けた文書類の事故処理)

第25条　配布を受けた文書類のうち、当該主管課に属しないものがあるときは、直ちに総務課へ返付し、各課等相互に転送してはならない。

(私文書類の取扱い)

第26条　市役所に到達した文書類のうち、私文書類は、開封並びに市受付印を押印してはならない。

(配布を受けた文書の処理)

第27条　配布を受けた文書は、緊急を要するものは直ちに、その他のものは速やかに処理を完了しなければならない。

(文書処理の指示)

第28条　主管課長及び担当係長は、配布を受けた文書を処理させようとするときにおいて必要があると認めた場合は、次の事項を担当係長又は担当者に指示しなければならない。

(重要事項の処理)

第29条　主管課長は、特に重要な文書又は事案を処理しようとする場合は、あらかじめ市長の処理方針を確かめなければならない。

(配布を受けた文書の閲覧及び回覧)

第30条　配布を受けた文書のうち、直ちに処理し難いもの又は上司に報告すべき文書(以下「閲覧文書」という。)は、閲覧用紙を用い、速やかに閲覧に供しなければならない。

(事案の処理及び起案)

第31条　事案の処理については、全て文書により決裁を受けなければならない。

(決裁文書の作成)

第32条　決裁文書は、次の各号により作成しなければならない。

(決裁区分等の表示)

第33条　起案用紙を用いて作成した決裁文書には、起案者において、公文書例に定めるところにより必要事項を表示しなければならない。

(公文書例)

第34条　公文書例は、別に定めるところによる。

(決裁文書の審査)

第35条　主管課長は、決裁文書を、第32条第1項各号に掲げる事項及び第33条に規定する表示事項その他必要な事項について審査しなければならない。

(合議)

第36条　事案の処理又は施行が他の課等に直接関係のある文書は、当該関係課等に合議しなければならない。この場合において、部長の専決を必要とするもので、関係課等が同一部内のときは、主管部長の専決前に、他の部の課等にわたるときは主管部長の専決後に合議するものとする。

(総務課長への合議の指定等)

第37条　別に定めがあるもののほか、次の各号のいずれかに該当する決裁文書は、総務課長に合議しなければならない。

(条例、規則等の制定)

第38条　条例、規則及び市の例規となる重要な訓令を新たに制定若しくは改廃しようとするときは、主管課長は、条例、規則等制定(改廃)要求書を作成し、これに原案又は要綱を添えて総務課長に提出しなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第39条　決裁文書は、速やかに処理し、いたずらに滞留してはならない。

(文書の決裁等)

第40条　文書の決裁、専決及びこれらの代決に関し必要な事項は、別に定めるところによる。

(決裁済文書の取扱い)

第41条　決裁文書は、次項及び第3項に規定する場合を除き、起案者において速やかに決裁年月日を記入するとともに、文書管理システムに決裁済みの登録をしなければならない。

(決裁文書の施行)

第41条の2　決裁文書のうち、施行の必要のあるものは、特に指示のあるものを除き、直ちに施行しなければならない。この場合にあって、当該決裁が文書管理システムによるものの場合は、起案者において速やかに施行年月日を記入するとともに、文書管理システムに施行の登録をしなければならない。

(決裁文書の完了)

第41条の3　主管課における決裁文書で、文書管理システムによる前条までの処理が完了した場合においては、起案者は、文書管理システムに完了の登録をするものとする。

(緊急決裁文書等の取扱い)

第42条　緊急に処理する必要がある文書、異例に属し若しくは特に重要な文書で説明を要するもの又は秘密を要する文書は、起案者又は担当係長若しくは主管課長が自ら持ち回り決裁を受けなければならない。

(閲覧文書等への準用)

第43条　第33条第2項及び第3項、第39条各項、第41条各項及び前条第1項の規定は、閲覧文書及び第85条に規定する報告及び復命文書について準用する。この場合「決裁」又は「専決」は、「閲覧」又は「報告」と読み替える。

(市議会議案等の取扱い)

第44条　市議会の議決若しくは同意を要し、又は市議会に報告すべき文書は、決裁後財政課長に送付しなければならない。

(公示令達文書の取扱い)

第45条　公示令達文書及びその他の文書で市公報に登載すべきものは総務課長に合議し、決裁後別に定めるところにより、原稿を総務課長に送付しなければならない。

(文書の浄書)

第46条　文書の浄書は、主管課において行う。

(文書の印刷)

第47条　文書の印刷は、外注するものを除き、主管課において行う。

(文書の校合)

第48条　文書の校合は、主管課において行う。

(文書の複製)

第49条　文書の複製は、主管課において行う。

(浄書、校合及び印刷等の表示)

第50条　第46条から前条までの規定により文書の浄書、校合及び印刷等をした者は、決裁済文書(起案用紙を用いたものに限る。)に必要事項の表示をしなければならない。

(文書の写し)

第51条　特別の必要がある場合を除き文書の写しはとらない。

(秘密文書の浄書)

第52条　秘密文書の浄書に当たっては、秘密がもれないよう細心の注意を払わなければならない。

(発送文書の登録)

第53条　第58条及び第60条の規定により発送する文書は、全て主管課において文書管理システム又は文書収発件名簿に登録しなければならない。ただし、第11条第5項に規定する文書にあっては、登録を省略することができる。

(文書の施行者名)

第54条　文書の施行者名は、市長の職氏名とする。ただし、軽易な文書にあっては、氏名を省略することができる。

(文書の宛名)

第55条　文書の宛名は、当該文書を送達すべき者の役職名及び氏名とする。ただし、軽易な文書にあっては、役職名又は氏名を省略することができる。

(文書の施行日)

第56条　文書の施行日は、特別の定めがあるものを除き、当該文書を浄書した日とする。ただし、特別の必要があるときは、主管課長が定めた日とする。

(公印、契印及び割印)

第57条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書及び軽易な文書にあっては、省略することができる。

(電子署名)

第57条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより施行する電磁的記録については、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては電子署名の付与を省略することができる。

(庁内文書の配布等)

第58条　施行する文書の宛先が庁内(他の部局を含む。)である文書の配布は、主管課において行う。

第59条　削除

(文書の発送)

第60条　主管課は、施行する文書を発送しようとするときは、主管課において当該文書の封入又は包装及び受信者の宛先の記入並びに必要事項の表示を行い、郵便物発送依頼票に当該文書を添え、退庁時刻2時間前までに文書庁舎管理室に送付しなければならない。ただし、自治会長宛文書の発送については別に定めるところによる。

(電報の取扱い)

第61条　電報により発送する文書は、主管課において処理するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の発送)

第62条　総合行政ネットワークの文書交換システムによる電磁的記録の発送は、主管課の文書取扱主任が行う。

(文書の保存年限)

第63条　文書の保存年限は、法令その他別に定めがあるものを除き、次の5種に区分する。

(保存年限の基準)

第64条　前条の文書の保存年限の定め方の基準は、別記第3の分類ごとに別記第2に定めるところによる。

(文書の完結日)

第65条　文書の完結日は、次の各号に定めるところによる。

(保存年限の起算日)

第66条　文書の保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。

(文書の保管)

第67条　完結した文書は、主管課において単独で管理することが適当であると認める文書を除き、適時に相互に密接な関連を有する文書(保存年限を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「文書ファイル」という。)にまとめなければならない。ただし、電子文書の整理及び保存は、文書管理システムによるものとする。

(文書ファイルの整理)

第68条　主管課は、毎年4月1日から6月末日までの間において、次の各号により前条の文書ファイルを整理しなければならない。ただし、電子文書の整理及び保存は、文書管理システムによるものとする。

(文書の引継ぎ)

第69条　主管課は、保管文書を毎年7月末日までにおいて総務課長が指定した日に、ファイル基準表とともに総務課長に引き継がなければならない。ただし、文書管理システムにより整理及び保存されたものを除く。

(引継ぎ文書の審査)

第70条　総務課長は、前条の規定により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書ファイルの保存年限の適否その他必要事項を審査しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第71条　総務課長は、前条の審査を終えたときは、その内容が適正である旨を通知して保存文書を引き継ぐ。

(文書の保存)

第72条　文書は、全て書庫又は文書管理システム(サーバ内)のうちいずれか適切な場所に収納して保存する。

第73条　削除

(書庫)

第74条　書庫は、総務課長が管理する。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第75条　書庫の保存文書を閲覧又は借覧しようとする者は、書庫の保存文書閲覧(借覧)簿に必要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。

(禁止事項)

第76条　保存文書は、これを抜きとり、取替え若しくは訂正し、又は他に転貸してはならない。

(保存文書の事故報告)

第77条　保存文書を紛失若しくは汚損又は毀損した者は、直ちにその旨を総務課長に届け出なければならない。その事実を発見した者についても同様とする。

(文書保存の例外)

第78条　第72条第1項の規定にかかわらず、主管課において常用し、又は特に必要と認められる台帳、帳簿その他の文書については、あらかじめ総務課長に協議して主管課において保管することができる。

(保存文書の廃棄)

第79条　保存年限を経過した文書は、毎年6月末までに廃棄する。ただし、総務課長が必要があると認めたときは、この限りでない。

(一定期間保存義務のある文書)

第79条の2　主管課長は、文書が、次の各号に掲げる区分に該当する場合は、当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該文書を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。

(保存不要文書の廃棄)

第80条　この章の前各条の規定にかかわらず、保存不要文書にあっては、用済後直ちに又は一定期間経過後、主管課において廃棄することができる。

(文書廃棄上の注意)

第81条　廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、その全部若しくは一部を塗り消し、切断し又は焼却する等適当な方法で処理しなければならない。

(文書処理の督促)

第82条　文書取扱主任は、収受文書のうち回答を要する文書があるときは、第19条の規定による登録の際、当該文書及び文書収発件名簿に「要回答」の表示をし、要回答文書の処理状況を調査し、未回答のものがあるときは、未回答文書通知書により主管課長に通知しなければならない。

(電話又は口頭による通知等を受けた場合の取扱い)

第83条　電話又は口頭による通知、照会、陳情、回答、報告等を受けたときは、軽易なものを除き、口頭伝票にその要領を記入し、その受付者が認め印を押し主管課に回付しなければならない。

(電話又は口頭による通知等をした場合の取扱い)

第84条　電話又は口頭による通知、照会、陳情、回答、報告等をしたときは、軽易なものを除き、口頭伝票にその要領を記入し、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。

(報告、復命及び上申等)

第85条　全ての事務及び事業については、必要の都度、その処理、進行及び完了の状況又は成果を文書により上司に報告しなければならない。ただし、軽易なものにあっては口頭により、また、数件分を一括して報告することができる。

(秘密文書)

第86条　秘密文書は、第2章から前章までに定めるほか、慎重に取り扱い、秘密が他にもれないよう細心の注意を払わなければならない。

(他の部局等の取扱い)

第87条　市の出先機関の文書取扱いについては、この規程を準用する。

(従前の規程等による帳票の取扱い)

第88条　第10条の規定にかかわらず、従前の規程等により現に使用中の帳票は、この規程の実施に支障がないものに限り、なお当分の間使用することができる。

(施行の細目)

第89条　この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、市民総務部長が定める。