○福知山市ファイリングシステムの維持管理に関する規程
令和8年3月30日
訓令甲第8号
庁中一般
各かい
(目的)
第1条 この規程は、福知山市文書取扱規程(昭和40年福知山市訓令甲第2号。以下「文書取扱規程」という。)に定めるもののほか、ファイリングシステムの適正な維持管理を推進するために必要な事項を定めることにより、効率的な文書事務の執行及び情報の共有化による市の最適な意思決定に資することを目的とする。
(文書の管理の原則)
第2条 前条に規定する目的を達成するため、職員は、次に掲げる原則により文書(文書取扱規程第3条の2第2項に規定する「紙に出力した文書」をいう。以下同じ。)を管理するものとする。
(1) 私物化の排除 文書は、組織的に管理することとし、私的な管理(担当者でなければ当該所管文書を検索することができないような管理状態のことをいう。)をしてはならないこと。
(2) 検索性の確保 文書は、体系的に分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならないこと。
(ファイリングシステムによる管理)
第3条 前条に規定する文書の管理を図るため、文書はファイリングシステム(文書を体系的に整理し、保管し、保存し、又は廃棄する仕組みをいう。)により管理するものとする。
(文書の保管単位)
第4条 文書を保管する単位(以下「保管単位」という。)は、主管課とする。ただし、執務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(ファイリング責任者及びファイリング担当者)
第5条 ファイリングシステムによる文書の管理のため、前条の保管単位ごとにファイリング責任者及びファイリング担当者を置くものとする。
2 ファイリング責任者は、文書取扱主任をもって充てることとし、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(2) ファイル基準表の作成に関すること。
(3) 文書の置換え及び移換えに関すること。
3 ファイリング担当者は、文書取扱補助員をもって充てることとし、ファイリング責任者を補佐するものとする。
(文書の整理)
第6条 文書は、相互に密接な関連を有し、かつ、原則として発生年度及び保存年限を同じくする文書を一の文書フォルダにまとめるものとする。
2 前項の文書フォルダは、保管単位の事務及び事業の性質、内容等に応じて次の三段階の階層構造に分類し、それぞれの分類にはラベル等を付し、容易に判別可能な名称を設定しなければならない。
(1) 小分類 一の文書フォルダの単位とし、その厚さは1センチメートルから2センチメートルまでを原則とすること。
(2) 中分類 前号の小分類である文書フォルダの数で5冊から10冊までを原則とすること。
(3) 大分類 前号の中分類の数で8枚を原則とすること。
3 前項の規定による分類は、検索に資するよう保管単位ごとに前後に関連付けて並べなければならない。
4 各主管課に共通する文書は、総務課長が別に定める基準に基づき分類するものとする。
(保管用具)
第7条 文書は、ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)及び次に掲げるファイリング用具を使用することにより、一元的に整理し、保管しなければならない。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、簿冊等を用いてその他所定の保管庫に収納することができる。
(1) 個別フォルダ 前条第2項第1号に規定する文書フォルダとして使用するもの
(2) 第1ガイド 前条第2項第3号に規定する大分類の見出しとして使用するもの
(3) 第2ガイド 前条第2項第2号に規定する中分類の見出しとして使用するもの
(4) 所在確認カード キャビネットに収納することが不適当な文書について、当該文書の名称及び所在を明らかにするために用いるもの
(5) 懸案フォルダ 当日中に処理が完了しないため、翌日再び使用する文書等を一時的に収納するために用いるものであって、事務担当者1人につき1個数作成し、当該事務担当者の氏名を記載したもの
(6) 貸出しガイド キャビネットの文書等を一時的に持ち出し及び貸出しを行った際、当該文書の名称及び所在を明らかにするために用いるもの
(文書の保管)
第8条 主管課で保管する文書は、原則として現会計年度及び前会計年度の二箇年度分の文書とする。この場合において、キャビネットの上段及び中段には現会計年度分のものを、下段には前会計年度分のものを収納するものとする。
3 職員は、自己が所管する文書について、処理中の文書を含めキャビネットその他所定の保管庫に収納し、施錠して退庁しなければならない。
(文書の保存年限)
第9条 文書の保存年限は、文書取扱規程第63条に掲げるところによる。
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については当該法令等の定める期間によることとし、時効が完成するまでの間証拠として保存する必要のある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存年限の種別を定めるものとする。
3 文書の保存年限は、総務課長が文書取扱規程別記第2に規定する文書の保存年限の定め方の基準により主管課長が定める。この場合において、利用の頻度、重要度等を考慮し、定めるものとする。
4 保存年限は、原則として文書フォルダごとに設定するものとする。この場合において、一の文書フォルダの中に保存年限が異なる文書が複数あるときは、最長の保存年限をもって当該文書フォルダの保存年限とする。
(保存年限の起算日)
第10条 保存年限の起算日は、文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により管理する必要がある文書は、その文書の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
2 前項の規定にかかわらず、継続文書に係る保存年限は、継続を解除した日に廃棄するものを除き、当該継続を解除した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。
(文書の移替え)
第11条 現会計年度が終了した場合において、キャビネットの上段及び中段で保管している文書フォルダは、継続文書を除き、第1ガイド及び第2ガイドとともにキャビネットの下段に移替え、1年間主管課の執務室内で保管するものとする。
2 文書の移替えに当たっては、各文書フォルダ内の文書を全て精査し、不要な文書を廃棄した上で、引き続き保存の必要がある文書のみとする。
3 移替えは、事務に支障がない限り文書の置換えに引き続いて行うことができる。
4 所管課において常時使用する文書フォルダであって、引き続き執務室で保管する必要のある文書フォルダについては、移替え又は次条に規定する置換えを行わないことができる。
(文書の置換え)
第12条 執務室において1年を経過した文書フォルダについては、次の各号に定めるところにより、個別フォルダごとに保存年限別に区分し、文書保存箱に収納した後、書庫に移すものとする。
(1) 保存文書については、個別フォルダごとに保存箱番号を登録すること。
(2) 保存文書を収納した文書保存箱には、主管課名、保存箱番号、保存年限、廃棄年度その他必要な事項を記載すること。
(3) 文書保存箱ごとに、当該文書保存箱に収納されている保存文書一覧を貼付すること。
(維持管理のための措置)
第13条 所属長は、ファイリングシステムを適正に維持管理するために、原則として奇数月の第1月曜日に、職員の中から責任者及び担当者を選任し、課内点検を実施するものとする。
2 各所属長は、前項に規定する課内点検の実施したときは、別に定める様式により速やかに総務課長にその点検結果を報告しなければならない。
(実地指導の実施等)
第14条 総務課長は、ファイリングシステムを導入する全ての部署を対象に、2年に1回程度実地指導を行うものとする。この場合において、実地指導の評価結果が60点未満の所属については、改善を要請した上、改めて実地指導を行うものとする。
(実地指導結果の通知)
第15条 総務課長は、前条に規定する実地指導を行ったときは、所属ごとにその評価結果を取りまとめ、部の長に対し各部における所属ごとの評価結果を通知するものとする。
2 前項の通知を受けた部の長は、部の各所属長に対し、当該部の評価結果及び所属ごとの評価結果を通知するものとする。
(実地指導結果に基づく改善の実施)
第16条 所属長は、通知を受けた評価結果を受け、必要な改善を実施し、ファイリングシステムの維持及び管理の向上に努めなければならない。
(その他)
第17条 この規程に定めるもののほか、ファイリングシステムの維持管理について必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和8年4月1日から施行する。