○福知山市消防本部文書取扱規程
平成27年3月31日
消防本部訓令甲第9号
消防本部
消防署
第1章 総則
(目的)
第1条 福知山市消防本部(以下「消防本部」という。)における文書の取扱いについては、法令及び福知山市文書取扱規程(以下「市文書取扱規程」という。)に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(消防本部総務課長の職務)
第2条 消防本部総務課長は、消防本部における文書事務の一般を統括するとともに、次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書類の収受及び配布に関すること。
(2) 文書処理の促進及び改善に関すること。
(3) その他文書類の取扱いに関して必要なこと。
2 消防本部総務課長は、前項各号に掲げる文書事務の処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 消防本部総務課長は、主管課が行う文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて主管課長に対して必要な処置を求めることができる。
(主管課の記号)
第3条 市文書取扱規程第11条第2項第1号の規定による主管課の記号は、次のとおりとする。
消防本部総務課 | 本総 | 消防署警防課 | 消警 |
消防署警備第1課 | 消警1 | ||
消防本部消防課 | 本消 | 消防署警備第2課 | 消警2 |
消防署予防課 | 消予 | ||
消防本部通信指令課 | 本通 | 東分署 | 消東 |
北分署 | 消北 |
第2章 文書の処理
第1節 文書の収受及び配布
(文書類の受領)
第4条 消防本部に到達した文書類は、主管課に直接到達したものを除き、全て消防本部総務課において受領する。
(勤務時間外の取扱い)
第5条 勤務時間外に消防本部に到達した文書類は消防署警備第1課員及び警備第2課員が受領するものとし、その取扱いについては別に定めるところによる。
(受領文書類の取扱い)
第6条 消防本部総務課において受領した文書類は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 封筒の表示等により主管課が明らかな文書類は、開封しないで当該主管課ごとに分類整理すること。
(2) 封筒の表示等では主管課が明らかでない文書類は、開封し、主管課を確認して前号の文書類とともに分類整理すること。
(3) 第1号の規定にかかわらず、現金書留については、開封点検すること。
(4) 開封した文書類のうち、不服申立て及び訴訟に関する重要な文書並びにその他の文書で、当該文書の到達時刻が権利の得失又は変更に関係があると認められる文書にあっては、その封筒又は文書の余白に到達時刻を記入し、取扱者が認印を押印すること。
(5) 開封した文書類のうち、返信用として現金、切手又は定額小為替を添付した文書は、文書の余白に、余白がないときは封皮に現金・切手・定額小為替添付印を押印し、金額を記入し、取扱者が認印を押印すること。
2 前項の規定にかかわらず、誤って開封し、又は開封の後秘密に属すると認められる文書は、直ちに当該封筒を用いて封を施し、取扱者が認印を押印しなければならない。
3 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課を主管課と決定し、主管課が決定できないときは、消防長の指示を受けなければならない。
(主管課における文書類の取扱い)
第7条 収受した文書類については、原則として文書管理システムによる回覧若しくは閲覧又は決裁に付するものとする。
2 前項に掲げる文書類のうち、文書の登録については、各主管課において年度で更新する文書管理システムの一連番号を採番して行うものとする。
4 文書取扱主任は、消防本部総務課から文書類の配布を受けたとき、又は直接主管課で文書類を受領したときは、直ちにこれを開封点検し、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書収発件名簿に登録を要する文書 文書収発件名簿(様式第1号)に登録し、主管課長の受領印を徴すること。
(2) 親展文書 名宛人に配布すること。
(3) 前2号以外の文書類 担当係長に配布すること。
6 次の各号に掲げる文書類は、登録を省略することができる。
(1) 窓口事務に関係する定例的な届書、願書及び通知書
(2) 通知書、案内書その他これらに類する軽易な文書
(3) 官公報、新聞、雑誌その他これらに類する印刷物
(4) 広告物その他これらに類するもの
(5) 前各号に掲げるものと同等に軽易であって主管課長において必要がないと認めたもの
第2節 文書の起案、回議及び決裁
第8条 起案用紙を用いて作成した決裁文書には、起案者において、公文書例に定めるところにより必要事項を表示しなければならない。
2 決裁区分の表示は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 市長の決裁を受けるもの 市長
(2) 副市長の専決を受けるもの 副市長
(3) 消防長の決裁を受けるもの 消防長
(4) 消防署長の専決を受けるもの 署長
(5) 課長(同程度の職務を行う者を含む。)の専決を受けるもの 課長
3 決裁区分は、すべての決裁文書に表示しなければならない。
(閲覧)
第9条 文書取扱主任は、収受文書で消防長の閲覧に供する必要のあるものは、閲覧用付せん(様式第3号)を貼布して上司の閲覧に供しなければならない。
2 収受文書で課員に閲覧する必要のあるものについては、前項の規定を準用する。
(合議等)
第10条 合議文書で特に緊急処理を要し、合議の暇がないときは、電話又は口頭で連絡し、施行後速やかに合議しなければならない。
(後閲)
第12条 上司の不在中代決した重要な文書は、「後閲」と記入し、事後遅滞なく上司の閲覧に供しなければならない。
(持ち回り文書)
第13条 次の各号のいずれかに該当する文書は、起案者若しくは担当係長又は主管課長が自ら持ち回りしなければならない。
(1) 進退、給与その他身分取扱いに関するもの
(2) 緊急に処理する必要があるもの
(3) 機密に属し、又は特に説明の必要のあるもの
第3節 文書の施行及び発送
(発送文書)
第14条 発送文書は、文書取扱主任において記号番号を付して文書管理システム又は文書収発件名簿(様式第1号)に登録し、対内文書及び軽易な文書を除き公印を押し、特に重要なものについては、公印及び契印を押さなければならない。
(公示及び令達文書)
第15条 消防長の公示並びに令達は、消防本部総務課において年度により番号を付し、公示、令達文書番号簿(様式第4号)に登録しなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月30日消本訓令甲第7号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月28日消本訓令甲第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年3月28日から施行する。ただし、第3条及び第14条の改正規程は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の福知山市消防本部文書取扱規程第3条及び第14条の規程は、令和4年4月1日以降に収受する文書の処理について適用し、同日前に収受した文書の処理については、なお従前の例による。
附則(令和6年2月1日消本訓令甲第2号)
この訓令は、令和6年2月1日から施行する。
