○福知山市戸籍システム運用管理規程
令和6年9月3日
訓令甲第3号
庁中一般
各かい
(目的)
第1条 この規程は、戸籍(附票を含む。以下同じ。)に関する事務を戸籍システムにより処理するに当たり、セキュリティを確保するための対策を適正に実施するために必要な事項を定め、もって戸籍システムの適切かつ確実な運用及びセキュリティの確保を図ることを目的とする。
(1) 戸籍システム 戸籍担当所管課及び支所戸籍事務担当係に設置したコンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱われる入力、出力等の情報をいう。
(3) ファイル 磁気ディスク等(磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記憶する媒体をいう。)に記録されているデータ及びプログラムをいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍システムに関する仕様書をいう。
(5) アクセス 戸籍システムを構成する機器を操作し、又はファイルへ接続し、若しくは接触することをいう。
(6) パスワード 戸籍システムを操作する者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、あらかじめ割り当てた暗証番号をいう。
(7) 生体認証符号 戸籍システムを操作する者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、パスワードの入力に代えて、個人の身体の一部の特徴を変換した符号をいう。
(戸籍データ保護管理者の指定)
第3条 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、戸籍担当所管課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、戸籍担当所管課の長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第4条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及び関連する機器等の状態について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) プログラムの障害の有無について、定期的又は随時に点検を行うこと。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第5条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある所定の書庫に保管する等の措置を講じること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受並びに保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者の事務を補助させるため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、戸籍担当所管係の長をもって充てる。
(端末操作者の指定)
第7条 保護管理者は、端末機を操作するための操作者(以下「操作者」という。)を指定する。
2 保護管理者は、個別に入力、出力等を制限するため、操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行等の運用方法を定め、厳重に管理しなければならない。
4 操作者は、端末機の操作により知り得た秘密を漏らし、操作目的以外の戸籍データを検索し、又は戸籍データを改ざんし、若しくは消去してはならない。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
3 保護管理者、取扱責任者及び操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。
4 端末機へのアクセス管理は、パスワード及び生体認証符号により操作者の正当な権限を確認すること及び操作履歴を記録することによって行うものとする。
(パスワードの管理)
第9条 操作者は、パスワードの入力に際して、自己のパスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(緊急時対応)
第10条 保護管理者は、戸籍システムの運営に支障を来すおそれがある災害等による事故発生時に、迅速に対応できるよう連絡及び対処方法を定め、その他必要な措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第11条 保護管理者は、操作者に対し、戸籍データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
附則
この規程は、令和6年9月3日から施行する。