○福知山市立学校幼稚園文書取扱規程
昭和43年4月6日
教育委員会(教育長)訓令甲第1号
事務局
学校
幼稚園
教育機関
(目的)
第1条 福知山市立学校及び幼稚園(以下「学校」という)における文書の取扱については別に定めがあるもののほかこの規程の定めるところによる。
(文書の範囲)
第2条 この規程において文書とは公文書及び官報、公報をいう。
(文書の処理及び整備)
第3条 文書は正確かつ迅速に処理し常に整備して学校事務の能率向上に資するように努めなければならない。
(文書主任)
第4条 文書の収受、発送、保存その他文書取扱事務を掌理させるため、文書主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は職員の中から学校長が任免する。
(文書取扱簿冊)
第5条 文書の取扱いは次の簿冊によるものとする。
(1) 文書収受件名簿 (様式第1号)
(2) 文書送達簿 (様式第2号)
(収受文書)
第6条 学校に到達した文書は、主任において次の各号により処理しなければならない。
(1) 学校あての文書は開封の上、文書収発件名簿に記載し学校長の閲覧を経て主務係に配付すること。
(2) 親展文書は開封することなく文書収発件名簿に記載して直接名宛人に交付すること。この場合文書収発件名簿の備考欄に「親展文書」と朱書すること。
(3) 貴重品添付の文書は文書収発件名簿の備考欄にその要領を記載し、確実な取扱をすること。
(4) 職員の通常の勤務時間後又は学校の休業日に到達した文書は日宿直者(代行者を含む)が保管し翌日直ちに主任に引継ぐこと(幼稚園を除く)、ただし緊急を要する文書については学校長に連絡すること。
(起案文書)
第7条 回答、報告、届、申請等を要する文書は主務者が起案し学校長の決裁を受けなければならない。
2 特殊な取扱を要する文書には欄外上に「至急」「親展」「秘」等の表示を朱書しなければならない。
(発送文書)
第8条 決裁済の文書で発送するものは、事務担当者が必要部数を浄書し、主任が文書収発件名簿又は文書送達簿に記載して、速やかに発送しなければならない。
(公印等)
第9条 発送文書には公印及び契印を押さなければならない。ただし軽易な文書は、これを省略することができる。
(保存年限)
第10条 完結文書の保存年限は永年、10年、5年、3年、及び1年の5種とする。
2 前項の保存年限は会計年度により、その年度の翌年度より起算する。
(編さん)
第13条 文書の編さんは厚さ約8センチメートルを標準とし分冊又は合冊することができる。この場合分冊したものはその分類を標記するものとする。
2 前項の場合図表又は別紙類その他のもので本書にあわせ、とじることができないものは適宜別冊に編さんするものとする。
(非常持出)
第14条 重要文書は非常の場合に直ちに搬出できるよう見やすい所に「非常持出」の表示をしなければならない。
(廃棄処分)
第15条 保存期間を経過した文書は学校長の決裁を経て廃棄し、保存文書台帳にその旨を記載しなければならない。
2 永年保存に属する文書であっても、20年を経過して保存の必要がなくなったときは前項に準じて廃棄することができる。
附則
1 この規程は公布の日から施行する。
2 従前の簿冊及び諸用紙で現に使用中のものは昭和44年3月31日まで使用することができる。
附則(平成21年3月19日教委教育長訓令甲第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
類 | 目 | 保存年限 | |||||
永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 | |||
一般 | 一般 | 学校沿革史 学校施設台帳 校長事務引継一件 寄附受納一件 学則 | 学校日誌 教育計画一件 学校施設一件 進学指導一件 就職指導一件 諸式典一件 | 現職教育一件 へき地教育振興一件 社会教育一件 | 拾得物処理簿 災害対策計画一件 電話使用簿 日宿直割当簿 学校施設使用一件 | ||
文書 | 文書保存台帳 | 例規通達綴 | 文書収発件名簿 | 府市公報綴 文書送達簿 | 雑文書綴 | ||
調査 | 基幹統計一件 | 一般調査一件 | |||||
財政 | 備品台帳 主要備品台帳 教材費備品台帳 理科教育備品台帳 産業教育備品台帳 | 保育料徴収に関する書類 | 予算令達一件 現金出納簿 予算差引補助簿 物品の受払に関する帳簿 物品購入、修繕一件 営繕関係一件 | 物品の請求返納等物品に関する軽易な書類 | |||
教職員 | 人事 | 職員履歴書 旧職員履歴書 辞令簿 | 職員異動簿 出勤簿 | 人事内申一件 人事関係公文書類 職員健康診断書類 職員名簿(職員組織表) 結核健康診断票綴 免許状一件 | 休暇承認簿 諸願諸届綴 職免承認簿 私事旅行届綴 各種証明書発行台帳 | ||
給与 | 給与台帳 扶養手当、通勤手当台帳 昇給内申発令一件 調整額内申発令一件 | 給与関係例規通達綴 退職手当請求一件 | 扶養親族認定一件 通勤手当認定一件 給与仕訳書控綴 所得税源泉徴収簿 所得税申告書綴 | 日宿直実績簿 出張命令書綴 出張復命書綴 市内旅費命令簿 旅費請求控綴 | 旅費配分差引簿 | ||
公務災害認定一件 給与関係文書綴 旅費関係文書綴 | |||||||
厚生 | 共済組合員原票 貸付原票 (返済終了まで) 共済組合関係例規通達綴 | 貸付金受付簿 給付金交付簿 家族療養費附加金交付簿 共済組合一件 互助組合給付金交付簿 互助組合一件 | 共済組合異動報告書控綴 互助組合異動報告書控綴 | ||||
児童 (生徒) | 保健 | 児童、生徒健康診断票綴 児童、生徒歯の検査票綴 医療費交付金一件 学校医、学校歯科医、学校薬剤師 執務記録簿 | 保健関係公文書綴 傷病手当簿 保健日誌 就学時健康診断票綴(在学期間) | ||||
給食 | 給食費金銭出納簿 生活保護給食費一件 給食補助金一件 給食費徴収台帳 領収書綴 給食日誌 | 給食関係一件 給食関係報告申請書綴 | 献立表 物資受払簿 | ||||
安全 | 災害報告書控綴 支払決定通知 給付金受領書綴 学校安全会災害共済給付金一件 学校安全会公文書綴 | 学校安全会加入者一件 | |||||
学事 | 学事 | 卒業証書台帳 転退学者除籍整理簿 | 就学猶予免除整理簿 | 児童(生徒)出納簿 就学奨励費交付金一件 入学通知書綴 (児童、生徒在学期間) 修学旅行関係一件 遠距離通学一件 同和教育関係一件 | 児童(生徒)長欠調査簿 児童(生徒)異動簿 日本育英会関係一件 補習学級計画実施綴 就職指導費交付一件 | 転(退)学願(届)綴 休学願綴 各種証明書交付台帳(在学、成績、身分、卒業等) 生徒旅客運賃割引証交付台帳 | |
教務 | 指導要録綴 除籍指導要録綴 | 日課表綴 各教科指導計画書綴 道徳指導計画書綴 特別教育活動指導計画書綴 学校行事等計画書綴 担任学級表綴 担任教科及び時間割表綴 教科書無償給与一件 学級編成票綴 補導速報綴 教科用図書配当表 児童(生徒)事故事件報告書綴 | 教務関係文書綴 補導関係文書綴 教科書採択一件 | 教務関係承認届一件 成績一覧表綴 | |||
様式目次
文書収発件名簿 様式第1号
文書送達簿 〃第2号
完結文書表紙 〃第3号
保存文書台帳 〃第4号
