○福知山市立学校幼稚園文書取扱規程
昭和43年4月6日
教育委員会(教育長)訓令甲第1号
事務局
学校
幼稚園
教育機関
(目的)
第1条 福知山市立学校及び幼稚園(以下「学校」という。)における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほかこの規程の定めるところによる。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 電子文書 校務支援システムで作成し、又は収受し、若しくは添付される文書類のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて、校務支援システムに記録されたものをいう。
(4) 校務支援システム 電気通信回線で接続した電子計算処理組織により、文書の収受、起案、決裁、保管、廃棄等の処理を行うためのシステムをいう。
(文書の処理及び整備)
第3条 文書類は、正確かつ迅速に処理し常に整備して学校事務の能率向上に資するように努めなければならない。
(文書主任)
第4条 文書類の収受、発送、保存その他文書取扱事務を掌理させるため、文書主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は、職員の中から学校長が任免する。
(文書取扱簿冊)
第5条 文書類の取扱いは、文書収発件名簿(様式第1号)によるものとする。
(収受文書)
第6条 学校に到達した文書類は、主任において次の各号により処理しなければならない。
(1) 学校宛の文書は、到達日(職員の勤務時間外に到達した文書は翌開校日)に開封の上、文書収発件名簿に記載し学校長の閲覧を経て担当者に配付すること。
(2) 親展文書は、開封することなく直接名宛人に交付すること。親展文書の受信者は、文書の閲覧を終わったときは、秘密のものを除き、主任に回付し、文書収発件名簿に記載すること。
(3) 貴重品添付の文書は、文書収発件名簿の備考欄にその要領を記載し、確実な取扱いをすること。
2 次の各号に掲げる文書類は、文書収発件名簿への記載を省略することができる。
(1) 窓口事務に関係する定例的な文書類
(2) 通知書、案内書その他これらに類する軽易な文書
(3) 官公報、新聞、雑誌その他これらに類する印刷物
(4) 広告物その他これらに類するもの
(5) 前各号に掲げるものと同等に軽易であって学校長において必要がないと認めたもの
(起案文書)
第7条 回答、報告、届、申請等を要する文書は、担当者が起案し学校長の決裁を受けなければならない。
2 特殊な取扱を要する文書には、欄外上に「至急」「親展」「秘」等の表示を朱書しなければならない。
(発送文書)
第8条 決裁済の文書で発送するものは、担当者が必要部数を浄書し、主任が文書収発件名簿に記載して、速やかに発送しなければならない。
(公印等)
第9条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、これを省略することができる。
2 重要な文書で学校長が特に必要と認めるものにあっては、当該文書に契印を押印しなければならない。
(文書類の保存年限)
第10条 文書類の保存年限は、法令その他別に定めがあるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年の5種とする。
2 前項の保存年限は会計年度により、その年度の翌年度から起算する。
(保存年限の基準及び文書分類)
第11条 文書類の保存年限及び文書分類は、別表による。
(保存)
第12条 文書類は、主任が保存年限及び文書分類ごとに保存しなければならない。ただし、電子文書の整理及び保存は、校務支援システムによるものとする。
(文書類の保管)
第13条 文書類は、原則、文書棚に保管する。ただし、学校において常用し、又は特に必要と認められる台帳、帳簿その他の文書については、学校において別に保管することができる。
(非常持出)
第14条 重要文書は、非常の場合に直ちに搬出できるよう見やすい所に「非常持出」の表示をしなければならない。
(廃棄処分)
第15条 主任は、文書類の保存年限が経過したときには、学校長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし、電磁的記録の廃棄は、その記録を消去する方法によるほか、消去し難い場合には、記録が判読できないような処理をする等適切な処置をして当該記録が記録されている媒体を処分するものとする。
2 主任は、保存年限を経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときには、学校長の決裁を経て、さらに期間を定めて当該文書を保存することができる。
3 永年保存に属する文書であっても、20年を経過して保存の必要がなくなったときは第1項に準じて廃棄することができる。
附則
1 この規程は公布の日から施行する。
2 従前の簿冊及び諸用紙で現に使用中のものは昭和44年3月31日まで使用することができる。
附則(平成21年3月19日教委教育長訓令甲第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月21日教委教育長訓令甲第3号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
附則(令和8年3月13日教委教育長訓令甲第3号)
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
第1分類 | 第2分類 | 分類名 | 保存年限 |
経営 | 総括 | 学校沿革史 | 永年 |
学校要覧 学校日誌 教育計画 | 5年 | ||
組織 | 特別支援学級開設 | 永年 | |
名簿一件 組織一件 | 5年 | ||
運営 | 学校園長引継書 | 永年 | |
教育課程一件 人事一件 | 5年 | ||
会議一件 学校園訪問 派遣申請 | 3年 | ||
週案 備付表持出許可願 | 1年 | ||
行事 | 式典録 | 永年 | |
行事一件 | 3年 | ||
渉外 | 外部組織一件(助成金のあるもの) | 5年 | |
外部組織一件 | 3年 | ||
外部組織一件(軽易なもの) | 1年 | ||
指導 | 総括 | 教育課程 | 5年 |
一般文書(府教委)(市教委)・調査報告(市教委)(市教委以外) | 1年 | ||
教科 | 各教科 | 3年 | |
総合的な学習の時間 | 総合的な学習の時間 | 3年 | |
評価 | 学習成績一覧表 | 3年 | |
特別活動 | 特別活動一件 | 3年 | |
教科外 | 教科外一件 | 3年 | |
部活動 | 部活動一件 | 3年 | |
生徒指導 | 生徒指導一件 | 3年 | |
生徒指導受信文書 | 1年 | ||
検査・調査 | 学力診断テスト・調査 新体力テスト | 5年 | |
研究 | 研究一件 | 3年 | |
家庭連絡 | 発送文書一件(学校だより) | 3年 | |
発送文書一件(その他のもの) | 1年 | ||
進路連携 | 進路連携一件 | 1年 | |
進路指導 | 進路指導一件 | 3年 | |
その他の教育活動 | 小体連・中体連 | 3年 | |
教育実習 作品募集 | 1年 | ||
特別支援 | 通級指導教室 特別支援一般 | 3年 | |
特別支援学級設置校調査 | 5年 | ||
学務 | 学籍 | 卒業証書台帳 | 永年 |
指導要録(指導) 出席簿 | 5年 | ||
転入学・転出一件 学籍一件 | 3年 | ||
教科書 | 教科書一件 | 5年 | |
保健 | 学校保健関係法令 | 永年 | |
災害報告書・医療等の状況 | 10年 | ||
検診・健診一件 保健一件 事故災害報告 独立行政法人日本スポーツ振興センター一件 食物アレルギー・除去食 | 5年 | ||
健康カード(体の記録) | 3年 | ||
治療勧告・回収 食物アレルギー成分表 | 1年 | ||
就学援助 | 就学援助費一件 | 5年 | |
特別支援教育就学奨励 | 特別支援教育就学奨励費 | 5年 | |
その他の補助金助成金 | 補助金一件 | 5年 | |
安全 | 安全一件 | 1年 | |
給食衛生 | 給食衛生一件 | 5年 | |
庶務 | 総括 | 文書分類表 | 永年 |
文書開示請求 | 3年 | ||
庶務 | 文書収発件名簿 出張案内 | 5年 | |
諸証明発行簿一件 広報一件 市費職員 月別行事予定表 | 1年 | ||
調査統計 | 指定統計 学校台帳 | 永年 | |
地方教育費調査 加配設置関係調査 | 5年 | ||
諸統計 | 1年 | ||
人事 | 人事 | 人事関係書類一件(重要なもの) | 10年 |
人事関係書類一件(人事書類、報告) | 5年 | ||
公務災害一件 | 5年 | ||
免許関係一件 | 3年 | ||
人事関係書類一件(市関係) | 1年 | ||
服務 | 服務関係一件 | 5年 | |
私有車登録届等(終了分) | 3年 | ||
研修 | 府総合教育センター研修一件 | 5年 | |
その他の研修 | 1年 | ||
給与 | 給与一件(重要なもの) | 10年 | |
給与一件(その他のもの) | 5年 | ||
互助団体等内訳明細書 | 1年 | ||
手当 | 退職手当 | 10年 | |
手当一件 | 5年 | ||
税務 | 市町村民税 | 5年 | |
旅費 | 旅費条例一部改正 | 10年 | |
旅費一件 出張命令復命書一件 | 5年 | ||
福利厚生 | 共済組合 | 共済組合法令一部改正 | 10年 |
共済組合一件 | 5年 | ||
共済組合一件(広報・軽易なもの) | 1年 | ||
社会保険 | 社会保険 雇用保険 | 5年 | |
互助組合 | 互助組合一件 | 5年 | |
互助組合一件(広報) | 1年 | ||
財形貯蓄 | 財形貯蓄 | 5年 | |
経理 | 経理 | 予算一件 | 5年 |
郵券切手受払簿 | 3年 | ||
光熱水費使用状況報告書 | 1年 | ||
給食 | 給食一件(学校給食報告) | 5年 | |
給食一件(軽易なもの) | 1年 | ||
学校徴収金 | 学校徴収金一件 | 5年 | |
預かり保育 | 預かり保育一件 | 3年 | |
保育料 | 保育料一件 | 1年 | |
管財 | 施設 | 施設台帳 校舎設計図・配管配線図 | 永年 |
施設関係一件(学校警備) | 5年 | ||
施設関係一件(軽易なもの) | 3年 | ||
施設使用一件 | 1年 | ||
備品 | 理科教育等設備台帳 寄附台帳 | 永年 | |
備品一件 | 5年 | ||
情報安全 | 3年 | ||
防災 | 防災一件 | 5年 | |
学校警備 | 3年 | ||
渉外 | PTA | PTA一件 | 3年 |
その他 | 同窓会 | 永年 | |
各種団体名簿 社会教育 スクールバス | 1年 |
様式目次
文書収発件名簿 様式第1号
文書送達簿 〃第2号
完結文書表紙 〃第3号
保存文書台帳 〃第4号
