○福知山市保有個人情報等の取扱いに関する管理規程
平成27年9月30日
訓令甲第3号
庁中一般
各かい
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第6条)
第3章 教育研修(第7条)
第4章 職員の責務(第8条)
第5章 保有個人情報等の取扱い(第9条―第16条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第17条―第28条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第29条・第30条)
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第31条・第32条)
第9章 サイバーセキュリティの確保及び安全管理上の問題への対応(第33条―第36条)
第10章 監査及び点検の実施(第37条―第39条)
第11章 その他(第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)、福知山市個人情報保護法施行条例(令和4年福知山市条例第13号。以下「保護法施行条例」という。)、福知山市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年福知山市条例第24号。以下「議会保護条例」という。)及び福知山市上夜久野財産区議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年福知山市上夜久野財産区条例第1号。以下「財産区議会保護条例」という。)に定めるもののほか、本市における保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の適正かつ円滑な運用管理及び情報保護の安全管理対策に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 本市に、総括保護管理者を置くこととし、主管副市長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、市長を補佐し、本市における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う各室課等に、保護管理者を置くこととし、当該室課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、各室課等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
3 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)、その役割及び各事務取扱担当者が取り扱う保有個人情報等の範囲を指定する。
(監査責任者)
第5条 本市に、監査責任者を置くこととし、内部監査等を担当する部局の長等をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報等の管理に係る委員会)
第6条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び事務取扱担当者に対し、室課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
4 保護管理者は、当該室課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
5 前各項の措置を講ずる場合には、保有個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者についても、職員と同様の措置を講ずる。
第4章 職員の責務
第5章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限等)
第9条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定する。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
4 保護管理者は、個人番号利用事務で使用する情報システムが接続するネットワークを、インターネットに接続されたネットワークから物理的又は論理的に分離しなければならない。また、個人番号利用事務で用いる特定個人情報ファイルは、電子媒体を介してインターネットに接続された端末等では取り扱ってはならない。
(複製等の制限)
第10条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第13条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 保有個人情報等の消去又は保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は消去及び廃棄を証明する写真等を付した書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
(保有個人情報等の取扱状況の記録等)
第15条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法及び福知山市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年福知山市条例第3号。以下「利用条例」という。)に定められた事務に限定する。
3 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
4 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
5 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
6 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、取扱区域への立入りに当たり、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の管理措置を講ずる。
(外的環境の把握)
第16条 外国において、保有個人情報等を取り扱ってはならない。ただし、やむを得ない事情等により取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第17条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第23条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録等)
第18条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、監査機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
4 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第19条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第20条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第21条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、前項の保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第22条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(入力情報の照合等)
第23条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第24条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第25条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第26条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第27条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止等)
第28条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退室の管理)
第29条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第30条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第31条 保護管理者は、保護法第69条第2項第3号及び第4号、議会保護条例第12条第2項第3号及び第4号並びに財産区議会保護条例第12条第2項第3号及び第4号の規定に基づき他の実施機関(保護法施行条例第2条第2項に規定する各実施機関、福知山市議会及び福知山市上夜久野財産区議会をいう。以下同じ。)及び国等の機関以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は、保護法第69条第2項第3号及び第4号、議会保護条例第12条第2項第3号及び第4号並びに財産区議会保護条例第12条第2項第3号及び第4号の規定に基づき他の実施機関及び国等の機関以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、保護法第69条第2項第3号、議会保護条例第12条第2項第3号及び財産区議会保護条例第12条第2項第3号の規定に基づき他の実施機関又は国等の機関に保有個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずる。
(業務の委託等)
第32条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項
(9) 委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報等の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
6 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
8 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
9 保護管理者は、番号法及び利用条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
10 保有個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
第9章 サイバーセキュリティの確保及び安全管理上の問題への対応
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第33条 個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に規定するサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第34条 保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案の発生又はそのおそれを認識した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している室課等に再発防止措置を共有する。
(保護法に基づく報告及び通知)
第35条 漏えい等が生じた場合であって保護法第68条第1項に規定する委員会への報告及び同条第2項に規定する本人への通知を要する場合には、前条で規定する事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力する。
(公表等)
第36条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第37条 監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、保有個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第38条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第39条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 その他
(その他)
第40条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成27年10月2日から施行する。
附則(令和5年3月7日訓令甲第9号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年8月30日訓令甲第5号)
この訓令は、令和5年8月30日から施行する。